≡En resumen
- Un evento virtual se celebra en internet y puede ser en directo, grabado o una mezcla; si combina asistentes presenciales y remotos, es híbrido.
- Elige la plataforma por el formato: webinar, congreso con varias salas, feria con stands o emisión abierta en redes.
- La participación se diseña: sesiones cortas, preguntas, encuestas, chat moderado y salas pequeñas.
- Su gran ventaja es la medición: sabes quién se registró, quién asistió, cuánto tiempo y con qué interactuó.
- El formulario de registro trata datos personales: informa, separa los consentimientos y no cedas datos a patrocinadores sin base legal.
01 ¿Qué es un virtual event?
| Presencial | Virtual | Híbrido | |
|---|---|---|---|
| Dónde | Un lugar físico | Una plataforma online | Un lugar físico y una emisión online |
| Alcance | Limitado por aforo y desplazamientos | Sin límites geográficos | Ambos públicos |
| Coste por asistente | Alto (sede, viajes, catering) | Bajo | El más alto de producir |
| Networking | Espontáneo y más profundo | Hay que diseñarlo | Desigual entre públicos si no se cuida |
| Medición | Aproximada | Detallada por asistente | Detallada en la parte online |
El evento virtual es una de las herramientas del marketing de eventos. Su formato más conocido es el webinar, pero el concepto abarca desde un congreso con varias salas simultáneas hasta una feria con stands virtuales.
02 Tipos de eventos virtuales
Webinar
Una o pocas ponencias con preguntas del público. El formato más habitual para formación y captación B2B.
Congreso o conferencia virtual
Agenda con varias sesiones y ponentes, a veces en salas paralelas, a lo largo de uno o varios días.
Feria virtual
Stands de empresas con documentación, vídeos y chat o videollamada con su equipo.
Lanzamiento o keynote
Presentación de producto muy producida, emitida en abierto o para clientes registrados.
Networking online
Encuentros en mesas o salas pequeñas, citas uno a uno programadas y comunidades del evento.
Evento interno
Reuniones generales de empresa, formaciones y convenciones de ventas para equipos distribuidos.
03 Plataformas para eventos virtuales
| Tipo de herramienta | Ejemplos | Encaja con |
|---|---|---|
| Plataformas de webinar | Zoom Webinars, Livestorm, ON24 | Webinars de captación, formación, demos |
| Plataformas de eventos virtuales | Soluciones con agenda, salas, stands y networking | Congresos, ferias, eventos de varios días |
| Suites de colaboración | Eventos y town halls de Microsoft Teams, Google Meet | Eventos internos y reuniones de empresa |
| Emisión en abierto | YouTube Live, LinkedIn Live, Twitch | Máximo alcance sin registro obligatorio |
- ✓Registro personalizable y conexión con tu CRM o herramienta de email marketing.
- ✓Interacción: preguntas moderadas, encuestas, chat, reacciones y salas de grupo.
- ✓Informes por asistente exportables: asistencia, tiempo conectado e interacciones.
- ✓Acceso desde el navegador, sin obligar a instalar nada.
- ✓Subtítulos, grabación y página de contenido bajo demanda.
- ✓Centros de datos o garantías adecuadas para el RGPD y contrato de encargo del tratamiento.
04 Cómo organizar un evento virtual paso a paso
-
1
Objetivo y métrica
Decide si buscas notoriedad, leads, ventas a clientes actuales o formación, y cómo lo medirás.
-
2
Público y contenido
Un tema concreto que resuelva un problema de tu público, con ponentes que aporten algo que no esté en tu web.
-
3
Formato y plataforma
En directo, grabado con chat en vivo o híbrido; y la herramienta que mejor encaje con él.
-
4
Página de registro
Título claro, agenda, ponentes, fecha con zona horaria y un formulario con los campos justos.
-
5
Promoción
Email a tu base de datos, redes sociales, ponentes y socios, y anuncios segmentados las semanas previas.
-
6
Ensayo técnico
Prueba de sonido, conexión y roles (moderador, productor, ponentes) al menos un día antes.
-
7
Emisión
Empieza puntual, anima a participar desde el minuto uno y reserva tiempo para preguntas.
-
8
Seguimiento
Grabación para todos los registrados, encuesta de satisfacción y contacto comercial según el interés mostrado.
Para llenar la sala, la promoción en redes pesa tanto como el email. Si no tienes equipo para ello, una gestión profesional de redes sociales puede crear la campaña de difusión y los clips de después. Y si vas a emitir en abierto, repasa qué necesitas para un buen streaming.
05 Cómo conseguir participación en un evento online
- ✓Sesiones cortas: divide los contenidos largos en bloques con cambios de ritmo.
- ✓Pregunta al público en los primeros minutos y usa sus respuestas en la sesión.
- ✓Un moderador dedicado al chat y a las preguntas, distinto del ponente.
- ✓Encuestas en directo que aporten datos útiles también para ti.
- ✓Salas pequeñas o mesas temáticas para el networking, con una pregunta guía.
- ✓Material descargable o una oferta exclusiva para quien se queda hasta el final.
- ✓Subtítulos y buena calidad de audio: son lo primero que hace abandonar a los asistentes.
06 Captación de leads y métricas de un evento virtual
| Métrica | Cómo se calcula | Qué indica |
|---|---|---|
| Registros | Personas inscritas y su origen | Atractivo del tema y rendimiento de cada canal de promoción |
| Tasa de asistencia | Asistentes en directo ÷ registrados × 100 | Calidad de los recordatorios y del horario |
| Tiempo medio conectado | Minutos vistos por asistente | Interés real por el contenido |
| Interacción | Preguntas, votos en encuestas, mensajes, descargas | Implicación y temas que preocupan |
| Leads cualificados | Asistentes que cumplen tus criterios de encaje e interés | Aportación comercial del evento |
| Oportunidades y ventas | Negocio abierto con asistentes en los meses siguientes | Retorno de la inversión |
Combina los datos de comportamiento con los del formulario para puntuar a cada asistente con un sistema de lead scoring: no es lo mismo quien se registró y no vino que quien estuvo 50 minutos y preguntó por precios. Los eventos virtuales son uno de los canales que analizamos en la guía de generación de leads B2B.
07 Evento virtual y RGPD: registro, grabaciones y patrocinadores
- ✓Informa en el formulario de quién trata los datos, con qué finalidad, base legal y durante cuánto tiempo (art. 13 RGPD).
- ✓Separa el registro al evento del consentimiento para recibir comunicaciones comerciales, que la LSSI exige de forma expresa.
- ✓No premarques casillas: el consentimiento debe ser una acción afirmativa.
- ✓Si compartirás datos con patrocinadores o ponentes, dilo claramente y obtén un consentimiento específico.
- ✓Avisa si la sesión se graba y si la imagen o la voz de los asistentes pueden aparecer.
- ✓Revisa las transferencias internacionales si la plataforma aloja datos fuera del Espacio Económico Europeo.
- ✓Firma el contrato de encargo del tratamiento con la plataforma.
Una asociación organiza un webinar patrocinado por un fabricante. En el formulario hay tres opciones independientes y sin marcar: inscribirse, recibir novedades de la asociación y aceptar que el patrocinador contacte con el asistente. Solo quien marca la tercera llega a la lista del patrocinador, y la asociación puede demostrarlo.
Preguntas frecuentes sobre Virtual Event
Es un evento virtual: una conferencia, feria, formación, lanzamiento o encuentro que se celebra en una plataforma online, con asistentes conectados a distancia.
El virtual se celebra solo en internet; el híbrido combina un evento presencial con asistentes que lo siguen y participan online.
El webinar es un tipo de evento virtual, normalmente una sesión corta con uno o pocos ponentes. Un evento virtual puede ser mucho más amplio, con varias sesiones, salas, stands y networking.
Depende del formato: una herramienta de webinar para sesiones de captación, una plataforma de eventos para congresos o ferias, la suite corporativa para eventos internos y YouTube o LinkedIn Live para emitir en abierto.
Con un formulario de registro bien diseñado, contenido que atraiga a tu cliente ideal, interacción que revele interés y un seguimiento comercial que priorice a los asistentes más implicados.
Informar en el registro, separar el consentimiento para comunicaciones comerciales, avisar de las grabaciones, pedir consentimiento específico para ceder datos a patrocinadores y firmar el contrato de encargo con la plataforma.
No hay una duración fija: depende del formato, desde un webinar de menos de una hora hasta un congreso virtual de varios días repartido en sesiones cortas.
Fuentes consultadas
Sobre el autor
Marketing Manager en appyweb
Dirige la estrategia de marketing digital, contenidos y redes sociales de los clientes de appyweb.
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